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管好你的工作时间 作者:cctvzsw 来源:cctvzsw 文章点击数:


忙忙碌碌一年,你可能会发现,年初制定的职业发展目标根本没完成,原因就是目标太多。相反,若在年初规划时就只选取一两项关键且个人十分重视的领域,集中努力突破,往往会取得不错的成效。

与个人的规划一样,组织的发展也需要精简目标后的时间高效。

效率专家艾维·李在一次与伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普会见时,说自己可以帮助对方提高公司效益。舒瓦普询问如何做到,艾维·李提出召开15分钟的公司高管会议。会上,他发给每人一张白纸,要求在这张纸上写下明天要做的几件事。随后,他要求针对这张清单,完成如下5个步骤:

1)删减你明天要完成任务的清单,选取最重要的保留,至多6件;

2)用数字标明每件事的重要性次序;

3)明天早上第一件事是做第一项,直至完成或达到要求;

4)然后再开始完成第二项、第三项……;

5)每天都要这样做,养成习惯。

与会人员面面相觑,艾维·李却自信地对舒瓦普说道:“坚持每一天都这样做,等你相信这种方法的价值后,让你公司的人都这样做。至于咨询费,等这个方法见效时,请寄支票给我,值多少钱由您而定。”

3个多月之后,艾维·李收到舒瓦普寄来的一张2.5万美元的支票,并附言说:“这是我一生中最有价值的一课。”5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂,而这套管理法也随之名声大噪。

互联互通的新时代,组织形式发生了很多新的变革。无论是企业还是政府部门,往往会面临许多不确定的临时性任务,或者在常规工作中出现需要跨部门协作的情况。这时就需要从不同部门和团队中抽调人员成立临时的专门团队。随着这种“多重团队”的出现,组织的时间管理也有了新的内涵和急迫性。

在这种“多重团队”的组织模式下,团队跨职能、跨部门共享个人的时间和脑力,既可以减少组织用人成本,优化人力资本,又能利于知识等优质要素在组织内部自由输出,达到效益最大化。但不容忽视的是,管理成本也将随之提高。跨团队工作的员工,往往由于承担多项彼此独立的任务,很难管理好个人工作时间,无法兼顾目标的按时达成,造成任务或项目间的“撞车”与“抢人”。根据角色理论,角色超载会降低个人对工作环境的控制,工作随之变得低效。而这一情况,又往往多发在团队中的骨干成员身上,这对组织的整体效能将带来相当大的风险和冲击。

这时,引导成员学会跨团队时间管理就成为团队领导首先要做到的事。不仅要像艾维·李一样,明确说明每一成员的优先事项,更要提前预测人手不足的危机时刻,着手修改工作日程表及与跨团队成员讨论日程安排,降低因员工角色超载而导致的组织整体效率的降低。这样,在“多重团队”工作模式下,才能协助员工精简工作目标,合理分配协调投入不同项目的时间精力,避免一损俱损。



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